ما هو سند الصرف
سند الصرف (ويُسمّى سند الدفع) مستند يصدره المحل حين يدفع مالاً لأحد. يوقّع عليه المستلم أو يُرفق به ما يثبت التحويل، ويحفظه المحل دليلاً على أن المبلغ خرج ولأي غرض. وفي الحسابات هو الحركة التي تُنقص رصيد الخزينة التي دفعت، وتُنقص ما عليك للمورد أو تثبت المصروف.
متى تكتبه
- سداد مورد لفاتورة شراء أو جزء منها، أو دفعة مقدمة لطلبية.
- مصروف تشغيلي: إيجار، كهرباء، ماء، اتصالات، صيانة، نقل، مواد تنظيف.
- رواتب ومكافآت وسُلف للموظفين.
- رد مبلغ لعميل خارج فاتورة مرتجع، كرد دفعة مقدمة لم تُستخدم.
أما المبلغ الذي تعيده لزبون مع مرتجع على الكاشير، فمستنده هو الإشعار الدائن لا سند الصرف.
ما يجب أن يحمله
| البند | لماذا |
|---|---|
| رقم تسلسلي | لا يتكرر ولا ينقطع؛ به يُعرف أن صرفاً لم يُخفَ. |
| التاريخ | يحدد الفترة التي خرج فيها المال. |
| اصرفوا إلى | اسم المورد أو الجهة أو الموظف المستلم. |
| المبلغ رقماً وكتابة | الكتابة تمنع تغيير الرقم بعد التوقيع. |
| طريقة الدفع | نقداً، أو بطاقة، أو تحويل — ومعه رقم الحوالة أو الشيك. |
| الخزينة أو الحساب | الصندوق أو البنك الذي خرج منه المبلغ. |
| البيان | «سداد فاتورة المورد رقم …»، أو «كهرباء شهر سبتمبر». |
| المعتمد والمستلم | من أذن بالصرف، ومن استلم المال وتوقيعه. |
نموذج سند صرف
هذا شكل السند بالبنود السابقة. الخانات المنقّطة تُملأ في كل سند، واسم المحل ورقمه الضريبي يُطبعان في الأعلى مرة واحدة.
تريده ملفاً تطبعه وتعبّئه؟ هذا نموذج سند صرف Excel جاهز للطباعة من الحلول المتمكنة، الجهة التي تقف خلف Bilrow. ويُحفظ أي سند يصدر من برنامج ملف PDF من نافذة الطباعة نفسها، باختيار «حفظ بتنسيق PDF» بدل الطابعة.
مثال مكتوب
صيغ جاهزة لسند الصرف
البيان هو ما يُسأل عنه في المراجعة: لمن خرج المال، ولماذا، وبأي مستند. صيغ تنسخها وتغيّر ما بين القوسين، والمبلغ بالحروف على طريقة التفقيط في دليل سند القبض:
سداد فاتورة مورد
اصرفوا إلى (اسم المورد) مبلغ (3,450) ريالاً، (ثلاثة آلاف وأربعمئة وخمسون ريالاً فقط لا غير)، بتحويل بنكي مرجع (55102) من حساب (البنك)، وذلك سداداً لفاتورة المورد رقم (88213) بتاريخ (2026/09/28).
مصروف تشغيلي
اصرفوا إلى (شركة الكهرباء / اسم الجهة) مبلغ (690) ريالاً، (ستمئة وتسعون ريالاً فقط لا غير)، من (صندوق المحل)، وذلك عن فاتورة (الكهرباء) لشهر (سبتمبر 2026) رقم (…).
سند صرف راتب
اصرفوا إلى الموظف (الاسم) مبلغ (4,000) ريال، (أربعة آلاف ريال فقط لا غير)، بتحويل بنكي من حساب (البنك)، وذلك عن راتب شهر (سبتمبر 2026) حسب مسيّر الرواتب.
سلفة على الراتب
اصرفوا إلى الموظف (الاسم) مبلغ (1,500) ريال، (ألف وخمسمئة ريال فقط لا غير)، نقداً من (صندوق المحل)، سلفةً تُخصم من راتبه على (ثلاثة) أشهر بدءاً من راتب شهر (أكتوبر 2026).
عهدة نقدية
اصرفوا إلى (اسم الموظف) مبلغ (1,000) ريال، (ألف ريال فقط لا غير)، عهدةً نقدية لمشتريات (البيان)، يسوّيها بالفواتير ويرد الباقي خلال (أسبوع).
سند الصرف النقدي
المال المحوَّل يترك أثره في كشف البنك، أما النقد فلا أثر له إلا السند. لذلك يحتاج سند الصرف النقدي أكثر من غيره:
- توقيع المستلم واسمه على السند نفسه، لا توقيع من صرف فقط.
- الصندوق الذي خرج منه: صندوق المحل أو صندوق المصروفات النثرية، ليُطابق رصيده في آخر اليوم.
- المستند الذي يقف خلفه: فاتورة المورد أو إيصال المصروف، مرفقاً بالسند أو مذكوراً رقمه في البيان.
السند والفاتورة الضريبية
السند يثبت أنك دفعت، والفاتورة تثبت ما اشتريت وكم ضريبته. وخصم ضريبة المدخلات في الإقرار الضريبي يحتاج الثانية: فاتورة المورد الضريبية برقمه الضريبي ورقمها. مصروف دُفع بسند ولا فاتورة ضريبية معه يُسجَّل، لكن لا تُخصم ضريبته.
عادة تحفظك من المراجعة: مع كل سند صرف لمصروف خاضع، اكتب رقم فاتورة المورد ورقمه الضريبي وأرفق صورتها. وانتبه أن ضريبة المصروف لا تتجاوز 15٪ من مبلغه قبل الضريبة — رقم أكبر خطأ في الكتابة لا ضريبة.
قيد سند الصرف
في الدفاتر، سند الصرف لمورد ينقص ما عليك له وينقص الخزينة التي دفعت:
من حـ/ المورد: شركة المراعي للتوزيع 3,450 — إلى حـ/ البنك 3,450
وسند الصرف لمصروف خاضع للضريبة يُقيَّد بالمصروف قبل الضريبة، وضريبته في حساب ضريبة المدخلات إن كانت معه فاتورة ضريبية، والمجموع من الخزينة:
من حـ/ مصروف الكهرباء 600 + حـ/ ضريبة المدخلات 90 — إلى حـ/ الصندوق 690
من يصرف ومن أي خزينة
- اجعل الصرف لأشخاص محددين: المالك أو المشرف أو المسؤول عن المشتريات. كثرة من يصرف تعني أن لا أحد مسؤول.
- لكل صرف خزينة: صندوق المحل، أو البنك، أو صندوق مصروفات نثرية بمبلغ ثابت يُعاد تغذيته.
- لا تصرف من درج الكاشير أثناء الوردية إلا بسند يعرفه الكاشير، وإلا ظهر المبلغ عجزاً عند إغلاق الصندوق.
- لا تصرف أكثر مما في الخزينة: خزينة رصيدها لا يغطي الدفعة تُموَّل أولاً بتحويل مسجّل، لا بمال من جيبك يُنسى.
الصرف في Bilrow
سداد المورد من شاشة «سندات الصرف»: تختار المورد فيظهر رصيده، وتكتب المبلغ وطريقة الدفع والخزينة التي خرج منها — إلزامية، ولا تقبل الدفعة إن لم يغطها رصيدها. والمبلغ الأكبر من الرصيد لا يُقبل إلا إن أكّدت أنه دفعة مقدمة. يُطبع السند برقم متسلسل والرصيد بعده، ويظهر في كشف حساب المورد وفي حركة الخزينة. والخاطئ لا يُحذف: يُلغى فيعود الرصيد كما كان.
المصروف من شاشة المصروفات: الفئة، والمبلغ، والخزينة، وضريبته إن كان خاضعاً، ومعها اسم المورد ورقمه الضريبي ورقم فاتورته وصورتها مرفقة — محفوظة بخصوصية، تُفتح برابط مؤقت. ولا يقبل النظام ضريبة تتجاوز 15٪ من المبلغ، ولا رقم فاتورة يتكرر للمورد نفسه. والمصروف الخاضع بلا رقم فاتورة أو رقم ضريبي يظهر في تقرير الضريبة ضمن ما تخصمه بلا سند، لتكمله قبل الإقرار.