ما هو سند القبض
سند القبض (ويُسمّى سند الاستلام أو إيصال الاستلام) مستند يصدره المحل حين يستلم مالاً من أحد. يحفظ المحل نسخته، ويأخذ الدافع نسخة يثبت بها أنه سدّد. وفي حسابات المحل هو الحركة التي تُنقص رصيد العميل في كشف حسابه، وتزيد رصيد الصندوق أو البنك الذي استلم المبلغ.
متى تكتبه
- سداد عميل آجل لفاتورة أو أكثر، كلياً أو جزئياً.
- دفعة مقدمة قبل التوريد أو قبل التفصيل.
- رصيد افتتاحي على عميل من قبل أن تبدأ بالنظام، حين يسدده.
- إيجار أو تأمين تستلمه، إن كنت تؤجر جزءاً من محلك أو مستودعاً.
- أي مبلغ يدخل المحل ولا تصدر به فاتورة في اللحظة نفسها.
أما البيع النقدي العادي على الكاشير فلا يحتاج سنداً: فاتورته نفسها تثبت أن المبلغ دُفع.
ما يجب أن يحمله
| البند | لماذا |
|---|---|
| رقم تسلسلي | لا يتكرر ولا يُترك فيه فراغ؛ به يُعرف أن سنداً لم يُخفَ. |
| التاريخ | يحدد الفترة التي دخل فيها المال، ويرتب كشف الحساب. |
| استلمنا من | اسم العميل كما في بطاقته، ليُخصم من رصيده هو. |
| المبلغ رقماً وكتابة | الكتابة تمنع تغيير الرقم بعد التوقيع. |
| طريقة الدفع | نقداً، أو بطاقة، أو تحويل — ومعه رقم الحوالة أو الشيك إن وُجد. |
| الخزينة أو الحساب | الصندوق أو البنك الذي دخل إليه المبلغ، ليطابق رصيده. |
| البيان | عن ماذا: «سداد فاتورة رقم …»، أو «دفعة مقدمة». |
| المستلم وتوقيعه | من استلم المال باسم المحل. |
نموذج سند قبض
هذا شكل السند بالبنود السابقة، كما يُطبع في دفتر أو يُصمَّم على ورقة A4 أو A5. الخانات المنقّطة هي ما تملؤه في كل سند، والباقي يُطبع مرة واحدة مع اسم المحل ورقمه الضريبي في الأعلى.
تريده ملفاً تطبعه وتعبّئه؟ هذا نموذج سند قبض Excel جاهز للطباعة من الحلول المتمكنة، الجهة التي تقف خلف Bilrow، ومعه نموذج سند الصرف. وإن كان المحل يبيع بالآجل كل يوم فالأوفر أن يصدر السند من البرنامج نفسه، فيُرقَّم وحده ويُنزل الرصيد من كشف الحساب.
مثال مكتوب
صيغ جاهزة لسند القبض
البيان أكثر ما يُكتب على عجل، وهو ما يُقرأ بعد شهور حين يُسأل «هذا المبلغ عن ماذا؟». صيغ تنسخها وتغيّر ما بين القوسين:
سداد فاتورة كاملة
استلمنا من (اسم العميل) مبلغ (2,500) ريال، (ألفان وخمسمئة ريال فقط لا غير)، نقداً، وذلك سداداً لفاتورة رقم (INV-002317) بتاريخ (2026/10/01).
سداد جزئي من الرصيد
استلمنا من (اسم العميل) مبلغ (1,000) ريال، (ألف ريال فقط لا غير)، بتحويل بنكي مرجع (77431)، وذلك دفعة من رصيد حسابه، والمتبقي عليه بعد السند (1,180) ريالاً.
دفعة مقدمة
استلمنا من (اسم العميل) مبلغ (3,000) ريال، (ثلاثة آلاف ريال فقط لا غير)، دفعة مقدمة عن طلبية (البيان) تُسلَّم بتاريخ (2026/10/20)، وتُخصم من فاتورتها عند التسليم.
الدفعة المقدمة لها ضريبتها. في منشأة مسجّلة في ضريبة القيمة المضافة، الدفعة التي تصل قبل التوريد تُعدّ توريداً يوم استلامها بقدر المبلغ المدفوع، ويجب إصدار فاتورة ضريبية بها خلال خمسة عشر يوماً من نهاية الشهر الذي استُلمت فيه — كما يقول دليل الفوترة الضريبية والسجلات من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. السند يثبت الاستلام، والفاتورة تحمل الضريبة.
سند قبض إيجار
استلمنا من المستأجر (الاسم) مبلغ (4,500) ريال، (أربعة آلاف وخمسمئة ريال فقط لا غير)، وذلك عن إيجار (المستودع / المحل رقم …) للفترة من (2026/10/01) إلى (2026/12/31) حسب العقد رقم (…).
سند استلام مبلغ نقدي
أقرّ أنا (اسم المستلم) بأنني استلمت من (اسم الدافع) مبلغاً نقدياً قدره (500) ريال، (خمسمئة ريال فقط لا غير)، وذلك عن (البيان)، وهذا إقرار مني بالاستلام.
كتابة المبلغ بالحروف
كتابة المبلغ بالحروف (وتُسمّى التفقيط) هي ما يمنع إضافة صفر بعد التوقيع، ولذلك تأتي في كل سند وشيك. قواعدها قليلة:
- من الأكبر إلى الأصغر: الآلاف، ثم المئات، ثم العشرات والآحاد، وواو بين كل جزء.
- الهللات بعد الريالات: «… ريالاً وخمسون هللة».
- اختم بـ«فقط لا غير» حتى لا يُضاف شيء بعدها.
- كلمة «ريال» تتبع آخر الأعداد: بعد 3 إلى 10 «ريالات»، وبعد 11 إلى 99 «ريالاً»، وبعد المئة والألف «ريال».
| المبلغ | بالحروف |
|---|---|
| 7.00 | سبعة ريالات فقط لا غير |
| 315.00 | ثلاثمئة وخمسة عشر ريالاً فقط لا غير |
| 2,500.00 | ألفان وخمسمئة ريال فقط لا غير |
| 1,180.50 | ألف ومئة وثمانون ريالاً وخمسون هللة فقط لا غير |
| 12,000.00 | اثنا عشر ألف ريال فقط لا غير |
سند القبض الإلكتروني وPDF
سند القبض الإلكتروني هو السند الذي يصدر من برنامج بدل الدفتر: يأخذ رقمه التالي وحده فلا يتكرر رقم ولا يُقفز عنه، ويُحفظ نسخة في النظام لا تضيع، ويُطبع للعميل أو يُحفظ ملف PDF من نافذة الطباعة نفسها (اختر «حفظ بتنسيق PDF» بدل الطابعة) ويُرسل له. وأهم ما يضيفه أنه ينقص رصيد العميل في كشف حسابه في اللحظة نفسها، فلا يبقى سند مكتوب لم يُسجَّل.
لا تطلب زاتكا إرسال سندات القبض إليها كما تطلب الفواتير: الفوترة الإلكترونية للفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة، والسند مستند داخلي بين المحل وعميله.
سند القبض ليس فاتورة
الفاتورة تثبت البيع: ماذا بيع وبكم وكم ضريبته، وهي ما يُرسل إلى زاتكا ويُحسب في إقرار الضريبة. سند القبض يثبت وصول المال فقط، ولا ضريبة عليه ولا يُرسل إلى زاتكا. عميل اشترى بالآجل له فاتورة يوم الشراء، وسند — أو عدة سندات — يوم يسدد.
وعكسه سند الصرف: لمال يخرج من المحل إلى مورد أو مصروف، ويُكتب بالبنود نفسها.
قيد سند القبض
في الدفاتر، سند القبض من عميل يسدد رصيده قيد من طرفين: يزيد الصندوق أو البنك، وينقص ما على العميل.
من حـ/ الصندوق (أو البنك) 2,500 — إلى حـ/ العميل: ورشة النخبة 2,500
والدفعة المقدمة قبل التوريد تُقيَّد للعميل دائناً — دفعة عليك أن توفيها بتوريد — وفي منشأة مسجّلة تُفصل منها ضريبتها مستحقةً من يوم الاستلام مع فاتورة الدفعة، ثم تُخصم من فاتورة التوريد عند التسليم.
أخطاء تكلّف المحل
- سند بلا خزينة: يُنقص دين العميل، ولا يعرف أحد أين ذهب المال. وفي آخر الشهر لا يطابق الصندوق.
- تمزيق سند خاطئ: يترك فراغاً في التسلسل. الصحيح إلغاؤه بسبب مكتوب وإصدار سند صحيح.
- مبلغ أكبر من الرصيد دون انتباه: قد يكون دفعة مقدمة، وقد يكون صفراً زائداً. يجب أن يكون مقصوداً.
- بيان عام مثل «دفعة»: بعد شهرين لا يُعرف عن أي فاتورة. اذكر رقمها، أو «من الرصيد».
- عدم إعطاء العميل نسخة: فيعود بعد شهرين يقول إنه سدد.
سندات القبض في Bilrow
تختار العميل فيظهر رصيده، وتكتب المبلغ وطريقة الدفع — نقداً أو بطاقة أو تحويلاً — والخزينة التي استلمت المبلغ، وهي إلزامية: لا سند يُنقص الدين والمال في مكان لا يعرفه أحد. ومعه مرجع الحوالة وملاحظة إن شئت.
المبلغ الأكبر من الرصيد لا يُقبل إلا إن أكّدت أنه دفعة مقدمة. ويُطبع السند باسم المحل ورقمه الضريبي، برقم متسلسل والرصيد بعده — على الطابعة أو PDF من نافذة الطباعة — ويظهر في كشف حساب العميل وفي حركة الخزينة. والسند الخاطئ لا يُحذف: يُلغى ويُكتب سبب إلغائه إن شئت، فيعود الرصيد كما كان ويبقى السند ظاهراً ملغى.