متى تجرد
- جرد كامل سنوي لكل المخزون، عند إقفال السنة المالية أو قبل الإقرار السنوي.
- جرد دوري جزئي لقسم أو فئة كل أسبوع أو شهر — الأصناف الغالية، وسريعة الحركة، والتي يكثر فيها الفقد.
- جرد عند الشك: صنف يقول النظام إنه موجود والرف فارغ، أو تسليم مخزن لمسؤول جديد.
قبل الجرد
- أدخل كل ما ينقص: فواتير الموردين المستلمة، والمرتجعات، والتحويلات بين الفروع. جرد على نظام ناقص يجد فروقاً ليست موجودة.
- رتّب الرفوف: الصنف الواحد في مكان واحد، والتالف جانباً.
- قسّم المحل إلى مناطق ولكل منطقة من يعدّها، ومن يراجع.
- جهّز طريقة العدّ: قارئ باركود أو جوال، لا ورق يُنقل لاحقاً.
العدّ
- امسح ثم اعدد: باركود الصنف يحدد السطر، ثم تكتب الكمية. أخطاء الجرد غالباً صنف عُدّ باسم صنف يشبهه.
- بوحدة واحدة: إن كان الصنف يُباع حبة وكرتوناً، فاعدده بالحبة كما يحفظه النظام.
- لا تعدّ ما لا تراه: صنف خلف صنف أو في المخزن الخلفي يُعدّ في مكانه، لا تقديراً.
- عدّ ثانٍ للفروق الكبيرة: شخص آخر يعيد عدّ ما ظهر فيه فرق كبير قبل أن يُعتمد.
قراءة الفروقات
الفرق = الكمية المعدودة − الكمية في النظام
قيمة الفرق = الفرق × تكلفة الصنف
- عجز في صنف وزيادة في شبيهه: بيع بباركود خاطئ أو استلام في الصنف الخطأ — صحّح السبب لا الرقم فقط.
- عجز متكرر في أصناف صغيرة غالية: فقد، وغالباً سرقة. ضعها قرب الكاشير.
- عجز في كل أصناف مورد واحد: استلام بكميات الفاتورة لا بما وصل فعلاً.
- زيادة: بضاعة استُلمت ولم تُدخل، أو مرتجع لم يُسجَّل.
التسوية ومحضر الجرد
بعد المراجعة تُسوّى الفروق: يصير رصيد النظام هو المعدود، وتُسجَّل قيمة العجز خسارة بتكلفتها. ويُحفظ محضر الجرد: التاريخ، والفرع أو المخزن، ومن عدّ ومن راجع، والأصناف بالكمية في النظام والمعدودة والفرق وقيمته، والتواقيع. والأصناف التي لم تُعدّ لا تُسوّى.
الجرد في Bilrow
تبدأ جرداً لفرع، لكل الأصناف أو لما تختاره منها، وتعدّ من الجوال أو الكمبيوتر: تمسح الباركود فيظهر سطره، وتكتب الكمية. رصيد النظام يُسجَّل لحظة عدّ كل سطر، فيستمر الكاشير في البيع أثناء الجرد، وما بيع قبل العدّ أو بعده يُحسب في مكانه. وتعرض الورقة ما لم يُعدّ بعد وما فيه فرق، لتراجعه قبل الاعتماد.
عند الاعتماد تُسوّى السطور المعدودة وحدها، والعجز بتكلفة الصنف فيظهر في الأرباح والخسائر خسارةً كما هو، والجرد يُسجَّل في سجل الرقابة. والجرد المعتمد لا يقبل عدّاً جديداً. وفي المطاعم يُسوّى عند بدء الجرد ما بقي من مواد الوصفات على مبيعات لم تُخصم بعد، فلا يظهر نقصاً مزيفاً.