كم يجب أن يكون في الدرج
النقد المتوقع = عهدة البداية + المبيعات النقدية − المرتجعات النقدية + المقبوضات النقدية − المصروفات النقدية من الدرج
البطاقة والتحويل لا يدخلان الدرج: مبالغهما في البنك. لذلك يُعدّ النقد ويُطابق وحده، وتُطابق البطاقة مع تقرير جهاز الشبكة. والفرق بين المعدود والمتوقع هو العجز (بالسالب) أو الزيادة.
العدّ الأعمى
أن يعدّ الكاشير الدرج ويكتب ما وجده دون أن يرى المبلغ المتوقع. يبدو تفصيلاً، لكنه الفرق بين رقابة حقيقية ورقم يُكتب ليطابق: الكاشير الذي يرى «المتوقع 3,450» يعدّ حتى يصل إليه، وقد يغطي الفرق من جيبه أو يأخذ الزيادة. أما الذي يعدّ أعمى فيكتب ما في الدرج، ويرى المالك الفرق كما هو.
إغلاق الوردية خطوة بخطوة
- أوقف البيع على هذا الدرج، أو انقل الكاشير التالي إلى وردية جديدة.
- أخرج عهدة البداية جانباً إن كانت ستبقى للوردية التالية، أو عدّها مع الباقي — المهم أن تكون الطريقة واحدة كل يوم.
- عدّ النقد فئةً فئة: الخمسمئة، ثم المئة، ثم الخمسين… واكتب المجموع.
- أدخل المعدود في البرنامج وأغلق الوردية.
- طابق البطاقة بتقرير إغلاق جهاز الشبكة.
- سلّم النقد للخزينة أو البنك، بمستند، ومعه تقرير الإغلاق.
من أين يأتي العجز والزيادة
- باقٍ خاطئ: أشهر الأسباب في وقت الزحمة. عجز صغير متفرق غالباً من هنا.
- مرتجع أو مصروف لم يُسجَّل: خرج نقد من الدرج بلا مستند.
- بطاقة سُجّلت نقداً أو العكس: يظهر عجزاً في النقد وزيادة في البطاقة بالمبلغ نفسه.
- بيع لم يُسجَّل: يظهر زيادة — أو لا يظهر أبداً إن أُخذ المبلغ.
- فتح الدرج بلا بيع: لصرف أو لصرّافة، دون أن يُسجَّل لماذا.
- عهدة بداية غير مضبوطة بين وردية وأخرى.
كيف تمنعه
- وردية لكل كاشير ودرج لكل وردية: درج يتشاركه اثنان لا يُعرف عجزه على من.
- العدّ الأعمى دائماً، والمتوقع يراه المالك أو المدير فقط.
- لا يُفتح الدرج إلا بسبب مسجّل، ولا يخرج منه مال إلا بمستند.
- اقرأ الفروق كل يوم، لا آخر الشهر. فرق متكرر عند كاشير واحد أو في وقت واحد يقول لك أين تنظر.
- الصرف من الخزينة لا من الدرج — انظر سند الصرف.
الوردية في Bilrow
الوردية تُفتح بعهدتها وبالخزينة التي سيذهب إليها نقدها، ولكل مستخدم وردية واحدة مفتوحة. وعند الإغلاق يكتب الكاشير ما عدّه فقط: المتوقع والفرق لا يظهران له، ولا يُقرآن من النظام بأي طريق، ويراهما المالك والمدير. والفرق يُسجَّل في سجل الرقابة.
النقد المعدود يدخل خزينة الوردية، ومبيعات البطاقة تُودَع — بعد مرتجعاتها — في حساب البنك الذي تحدده للبطاقات، والتحويل في حسابه مع كل بيع. والمرتجع النقدي يخرج من الدرج ويُحسب في المتوقع، وفتح الدرج بلا بيع يُسأل عن سببه ويُسجَّل للمالك. وتقرير الإغلاق يجمع المبيعات والمرتجعات والمصروفات بطريقة الدفع، ليطابَق مع جهاز الشبكة.